本课题研究鲅鱼圈区干部人事档案管理系统、推动干部人事档案数字化管理。课题从辽宁省营口市鲅鱼圈区干部档案管理现状出发,深入分析当前干部档案管理问题,然后,在观念转变、队伍建设、建章立制、资金投入、档案规范化等五个方面提出了解决策略,最后给出了干部人事档案管理系统概要设计,以期能指导实践,最终可以有效改善地方政府干部人事档案管理现状。

一、干部人事档案工作的基本情况

鲅鱼圈区始终把干部人事档案工作放到落实全面从严治党要求、从严管理干部的大局中谋划和推动,把加强干部人事档案管理作为从严管理干部、提升干部工作整体水平的重要举措,坚持抓规范管理和基础建设,不断提升干部人事档案工作的科学化、制度化、规范化水平,充分发挥干部人事档案在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用,使鲅鱼圈区干部人事档案管理工作上了一个新的台阶。

二、当前干部人事档案工作存在的问题

鲅鱼圈区组织内部干部人事档案工作取得了长足的进展,信息化的应用和推广为档案管理提供了更高效便利的应用方式,但看到成绩的同时也不能忽视暴露的一些问题:

一是资金投入不足、重视程度不高。干部人事档案信息化建设不仅需要专业管理软件的支持,还需要良好的硬件设备提供保障。因此,实现电子档案管理要求一定的资金投入。

二是管理手段单一,信息化建设效率不高。干部人事档案的管理在单位的日常管理实践过程中未被重视,大多沿袭传统管理模式,比较单一缺少创新,难以保证信息的准确性。

三是档案管理人员素质有待提升。干部人事档案信息化对于档案管理人员有着较高的文化素质和实际操作能力的要求,硬件软件的使用培训和操作指导都必不可少。

四是标准化、规范化水平低。制定标准、规范是在档案数字化建设过程中的必要一环,它是实现档案管理数字化、信息化的前提条件。然而,当前档案管理中标准、规范还不健全,特别是在档案数据库表字段名称、系统功能模块、元数据标准、数据库质量等方面,容易出现冗余度高、出错率高、兼容性差等问题,这些问题都与行业标准化工作有很大关系。

三、干部人事档案数字化建设的意义

档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性:

一是提高经济效益。社会经济的飞速发展使落后的办公方式与庞大的信息量之间形成尖锐的矛盾,过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二是提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三是增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

四、加快推进干部人事档案数字化工作的意见建议

一是转变档案管理观念,提高认识。只有所有干部人事档案管理人员都认识到档案数字化管理是时代的必走之路,是关乎人事考核和个人发展的重要工作,对于档案管理建设具有深远的影响,才能让数字化档案管理有实现和发展的可能。因此,档案数字化管理工作的紧迫性、必要性、重要性及其重要影响和建设目标必须在单位提前大力宣传,只有更新管理观念,数字化档案工作才能顺利开展和推进。

二是强化队伍建设,提升素质。档案数字化建设过程中最重要的环节是档案管理队伍建设,没有队伍建设,软硬件的投入和信息化建设成果将无从体现,所以要培养档案专业人才。

三是建章立制,强化政策落实。《条例》的出台,为规范干部档案数字管理工作带来了标准和依据,如何将《条例》各项方法措施落到实处是当务之急。结合新《条例》的要求和鲅鱼圈区工作实际情况,目前,已经建立健全了材料鉴别归档制度、查(借)阅制度、转递制度、干部人事档案收集制度、安全保密制度等日常管理制度,完善了干部人事档案及时收集、按时转接、定期归档工作机制,明确了档案管理各个环节工作标准和责任。四是加大资金投入,改善基础设施。进行干部人事档案管理的信息化建设需要大量的前期投入,例如软硬件的投放、操作人员的技能培训、设备技术的更新等,这就要求单位从源头重视干部人事档案管理的信息化建设,加大对于档案信息化建设的资金投入,改善技术应用的基础条件,提高相关人员的技能水平,加强信息技术支持和保障,促进干部人事档案管理工作的信息化和科学化建设。继续推进档案数字化建设,实现智能管理。加强科学的管理方法与先进技术手段的创新,继续推动干部档案工作智能化管理,实现纸质档案与电子档案双轨运行,在实现数字化查档阅档工作方面加大力度,不断推进我区干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

五是档案的规范化建设。干部人事档案规范化、标准化管理是推进数字化档案管理的前提,要高度重视人事档案的纸质和电子档案的标准化、规范化建设。特别是在干部人事档案从纸质到的数字化媒介转变过程中,档案不规范和不标准,会让以后的应用和数字共享受到一定的限制。